Aanvragen kunnen bij het secretariaat worden ingediend en dienen te bestaan uit een heldere en bondige omschrijving van inhoud en doelstelling van het project en informatie over de aanvrager of aanvragende instantie. Voorts dient een aanvraag te zijn voorzien van een exacte begroting en een dekkingsplan dat inzicht geeft in eventuele andere financieringsbronnen en toezeggingen.
Na binnenkomst van de aanvraag krijgt u een ontvangstbevestiging waarin de datum van de behandeling staat vermeld. Aanvragen worden binnen vier maanden na ontvangst behandeld en subsidies worden niet achteraf verstrekt. Hou vooral rekening met een ruime afhandelingstermijn van een aanvraag.

Russisch Cultuurfonds
Subsidie kan niet zowel bij het WEJansenFonds als bij het Russisch Cultuurfonds worden aangevraagd.

Bestuur
Het bestuur bestaat uit - tenminste - zes mensen en komt vier maal per jaar bijeen om aanvragen voor subsidie te beoordelen. Binnen de doelstelling van het fonds dienen te subsidiëren projecten bij te dragen aan de uitwisseling tussen de landen op het gebied van beeldende kunsten, podiumkunsten, litteratuur of in bijzondere gevallen de wetenschappen. Belangrijk criterium voor het bestuur is of ook andere instellingen of individuen bijdragen aan het project. Verder kijkt het bestuur naar aspecten als uitstraling, vernieuwing, voorbeeldfunctie, educatie, en dergelijke.
Ook is het fonds bereid om perspectiefvolle initiatieven in een beginfase te ondersteunen met het oogmerk om de kans op financiering van het totaal te vergroten. Voorts komen alleen professionele projecten in aanmerking en worden er in principe geen structurele subsidies verstrekt. Tenslotte hebben projecten in Rusland of van Russische kunstenaars de voorkeur. Over de besluiten van het bestuur heeft geen overleg plaats met derden.

Samenstelling van het bestuur
Eberhard van der Laan (voorzitter)
Felix Schreuder (secretaris)
Hugo Recourt (penningmeester)
Erica van Eeghen
Hester ter Horst
Kees ter Horst